En Canarias aún es fácil ver la misma escena de siempre. Talonarios apilados en la barra del bar, carpetas llenas de facturas en un pequeño taller de La Laguna, hojas de Excel abiertas en el portátil de un apartamento vacacional en Corralejo, y todo eso acaba cada trimestre en la gestoría. Ha funcionado durante años, pero en 2025 muchos autónomos canarios empiezan a reconocer que ese sistema se ha quedado corto.

En paralelo, cada vez más profesionales han empezado a hacer facturas online desde el ordenador o el móvil, con programas sencillos que automatizan numeraciones, impuestos y archivado. Herramientas específicas permiten hacer facturas online en pocos clics, enviar la factura al cliente al momento y tenerla siempre localizada por si la pide Hacienda o el propio gestor.

El cambio no va solo de “modernizarse”. Va de ahorrar horas de papeleo, de reducir errores básicos y de llegar más tranquilo a cada cierre de trimestre. En un archipiélago donde el turismo, la hostelería y los servicios mandan, esa diferencia en tiempo y en orden de papel se nota mucho en el día a día.

De la carpeta azul al panel en la nube: qué es realmente hacer facturas online

Cuando hablamos de hacer facturas online no estamos hablando de algo técnico ni de montar una gran infraestructura informática. En la práctica significa:

• Usar un programa de facturación que funciona en la nube.
• Acceder a él desde cualquier dispositivo con conexión, ordenador, tablet o móvil.
• Tener plantillas de facturas ya preparadas con IVA, IRPF y datos obligatorios.
• Generar, enviar y guardar cada factura de forma automática.

Para un autónomo de Las Palmas que se pasa el día entre clientes o para quien gestiona un pequeño negocio en Santa Cruz de Tenerife, esto se traduce en poder facturar desde donde esté. Sin necesidad de volver al local para buscar un talonario o encender el viejo ordenador de la oficina.

Por qué el modelo de “papel y boli” se queda corto en Canarias

Más errores de los que parece

En un bar de La Orotava o en una tienda de Triana puede parecer que rellenar una factura a mano es algo inocente, pero detrás se esconden errores muy repetidos:

• Números de factura duplicados o saltos sin explicación.
• Bases imponibles mal calculadas.
• Tipos de IVA incorrectos o mal aplicados.
• Datos de clientes incompletos o mal escritos.

Corregir esos fallos implica rectificativas, llamadas a la asesoría y tiempo. Si además se acumulan, se convierten en un foco de atención en cualquier revisión.

Con un sistema para hacer facturas online, la numeración se controla sola, los tipos de impuestos se configuran una vez y el propio programa avisa si falta algún dato clave.

Tardes enteras “preparando papeles para el gestor”

Muchos autónomos canarios viven el mismo ritual cada trimestre. Poner encima de la mesa todas las carpetas, buscar facturas que no aparecen, revisar correos, sacar copias, escanear documentos y al final, salir corriendo a la gestoría.

Ese tiempo sale directamente de horas que podrían dedicarse a atender turistas, a mejorar el negocio o simplemente a descansar. Con la facturación online:

• Cada factura se queda guardada en el sistema desde el momento en que se emite.
• Se pueden descargar listados por fecha, cliente o estado de cobro.
• El gestor recibe archivos ordenados y ya listos para trabajar, sin batalla con papeles sueltos.

La sensación de llegar a final de trimestre con todo controlado, sobre todo en plena temporada alta, no tiene precio.

Una imagen que ya no encaja con el cliente actual

El turista que alquila un apartamento en Arrecife o el cliente de una empresa de excursiones en La Gomera se han acostumbrado a recibir correo de confirmación, factura clara y, si puede ser, todo listo para contabilizar.

Una foto de una factura escrita a mano o un PDF improvisado dan una impresión de improvisación que no ayuda. En cambio, al hacer facturas online:

• El documento tiene un formato limpio y profesional.
• Llega al correo del cliente en cuestión de segundos.
• Incluye todo lo que necesitan sus propios contables si se trata de una empresa.

En mercados donde hay mucha competencia, desde el alquiler vacacional hasta los servicios a empresas, ese detalle marca la diferencia.

Cómo hacer facturas online está salvando horas a autónomos en Canarias

1. Todo centralizado, nada perdido

Para quien lleva años facturando en papel o con plantillas manuales, el primer impacto es tenerlo todo junto. Entrar en un panel y poder filtrar por cliente, por mes o por estado de cobro cambia por completo la relación con la facturación.

Ya no hay que preguntarse “dónde guardé esa factura del hotel”, “en qué correo mandé ese documento a la agencia” o “qué número tenía la última factura”. El sistema responde en segundos.

2. Emitir y enviar desde cualquier isla… o desde el ferry

Muchos profesionales canarios trabajan entre islas. Un día en Tenerife, otro en Gran Canaria, una semana de trabajo en Fuerteventura. Si la facturación depende de llegar a la oficina, todo se retrasa.

Con un sistema para hacer facturas online se puede:

• Crear la factura en el mismo momento en que se termina el servicio.
• Enviarla al cliente desde el móvil.
• Registrar el cobro en cuanto entra, también desde el teléfono.

Eso evita acumulaciones, pérdidas de tiempo y, a menudo, reduce los plazos de pago.

3. Mejor relación con la asesoría

Las gestorías canarias han tenido que adaptarse al mismo ritmo que sus clientes. Cada vez están más acostumbradas a recibir datos ordenados y a trabajar con programas de facturación online.

Para el autónomo, eso significa:

• Menos llamadas para “recordar enviar tal factura”.
• Menos errores al teclear datos que ya vienen estructurados.
• Más claridad a la hora de revisar trimestrales y cierres de año.

Cuando toda la información entra al despacho fiscal de manera ordenada, la probabilidad de sustos con Hacienda disminuye.

4. Visión real del negocio, no solo “sensaciones”

Muchos autónomos saben de memoria si un mes ha ido “bien” o “mal”, pero no siempre pueden ponerle números encima. Hacer facturas online y tenerlas todas en el mismo sistema permite:

• Ver cuánto se ha facturado por mes, trimestre o año.
• Saber qué clientes aportan más ingresos.
• Detectar los periodos flojos para planificar promociones o cambios.

En sectores tan sensibles a la temporada como el turismo o la restauración, esta información es oro para decidir en qué meses invertir más o cuándo conviene ajustar gastos.

“No soy de ordenadores”: el freno más habitual

En muchas conversaciones con autónomos de Canarias aparece una frase recurrente, “yo no soy de ordenadores”. Detrás suele haber una mezcla de miedo a cambiar, poco tiempo para aprender algo nuevo y malas experiencias con programas antiguos.

La realidad es que los nuevos sistemas para hacer facturas online:

• Se parecen más a una app sencilla que a un programa complejo.
• Tienen menús claros, con pocas opciones y bien explicadas.
• Ofrecen guías paso a paso para emitir la primera factura.

Lo normal es que, tras unas pocas facturas, el programa se vuelva parte de la rutina, igual que lo fue en su día el WhatsApp o la banca online.

Guía rápida para empezar a hacer facturas online sin agobios

1. Mira cómo facturas hoy

Antes de cambiar, conviene saber desde dónde partimos:

• ¿Cuántas facturas emites al mes?
• ¿Trabajas con muchos clientes distintos, o pocos pero recurrentes?
• ¿Usas talonario, Excel, plantillas en Word o una mezcla de todo?
• ¿Te mueves mucho entre islas o trabajas siempre en el mismo local?

Responder a estas preguntas ayuda a elegir mejor la herramienta.

2. Elige un sistema sencillo y pensado para autónomos

Lo importante no es tener “el programa más completo”, sino uno que puedas usar sin frustración. Para un pequeño negocio canario suele ser suficiente con que el sistema permita:

• Guardar datos de clientes y productos o servicios.
• Configurar tipos de impuestos según el caso.
• Emitir facturas y descargarlas en PDF.
• Ver listados por periodo y estado de cobro.

Nada de menús interminables si no los vas a usar.

3. Configura tu negocio una sola vez

Al principio tendrás que:

• Introducir la información fiscal de tu actividad.
• Añadir tu logo y datos de contacto si quieres que aparezcan en la factura.
• Crear fichas de tus clientes habituales.

Es un esfuerzo inicial que luego se amortiza con creces, porque a partir de ahí todo será seleccionar en vez de volver a escribir.

4. Decide una fecha a partir de la cual todo será online

No hace falta reescribir el pasado. Una buena estrategia es fijar un día, por ejemplo el primer día del próximo mes, a partir del cual:

• Todas las facturas nuevas se harán únicamente en el sistema online.
• El talonario quedará solo como archivo histórico, no como herramienta diaria.

Con el tiempo, el archivo digital irá ganando peso y el papel perderá protagonismo.

5. Coordínate con tu gestoría

Avisar a la asesoría de que vas a empezar a hacer facturas online es clave para:

• Acordar formatos de exportación.
• Resolver dudas de configuración.
• Aprovechar informes del programa para preparar modelos y resúmenes.

Muchos gestores agradecen el cambio porque les facilita su propio trabajo.

Preguntas frecuentes de autónomos canarios sobre facturar online

¿Tiene sentido hacer facturas online si emito pocas al mes?

Sí. Aunque factures poco, los errores en datos o impuestos pueden darte los mismos problemas que a quien emite muchas. Además, si das el paso ahora, cuando la carga es pequeña, estarás listo cuando el volumen crezca o cuando la normativa se endurezca.

¿Puedo seguir guardando mis copias en papel?

Por supuesto. Puedes imprimir las facturas si te da seguridad, pero la referencia principal debería ser la versión digital que genera el programa. El papel pasa a ser apoyo, no el único soporte.

¿Y si trabajo desde varias islas o viajo mucho?

Es precisamente uno de los casos en los que más compensa. Al hacer facturas online puedes emitirlas desde cualquier isla con conexión a internet, sin tener que esperar a volver al local o a casa para hacer “toda la facturación de golpe”.

¿Es muy complicado aprender a usar un programa de facturación?

Los sistemas actuales para autónomos están pensados para gente que no es técnica. Lo habitual es que con unas pocas facturas de prueba ya te sientas cómodo. La clave está en dedicar un rato al principio en lugar de intentar aprenderlo corriendo el último día del trimestre.

¿Tengo que usar una herramienta concreta por obligación?

No. La normativa fija requisitos sobre cómo deben ser las facturas y cómo se conservan, pero no obliga a una marca concreta. Puedes elegir el sistema que mejor se adapte a tu actividad y a tu manera de trabajar, siempre que las facturas resultantes cumplan la ley.

En un territorio como Canarias, donde miles de autónomos sostienen el día a día de la economía, el tiempo y la tranquilidad valen mucho. Empezar a hacer facturas online es una forma directa de ganar de las dos cosas, menos papeles, menos sustos con Hacienda y más energía disponible para lo importante, sacar adelante el negocio en unas islas donde la competencia es fuerte y cada detalle suma.

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